A maioria das iniciativas e atitudes do síndico só podem  ser  postas em prática após aprovação dos condôminos, principalmente quando envolvem gastos. Em tese, ele é o porta voz e representante de todos, por isso seu poder é limitado às deliberações das assembleias.

Ele fica à frente de tudo, mas executa o que foi previamente aprovado pelos moradores do prédio. Pode contratar serviços e até demitir funcionário, mas precisa convencer os condôminos das necessidades de fazê-lo,  e somente após a anuência da maioria, aí sim é que fica livre para agir. Nem poderia ser diferente, afinal, quase tudo implica em custo, e para gastar o que é coletivo o correto é ter o aval das partes envolvidas.

Geralmente, os gastos são planejados anualmente. Ou seja, todo começo de ano se faz uma previsão de investimento mediante as necessidades do condomínio, mas no decorrer do exercício é inevitável surgirem demandas que não haviam sido previstas – são as intercorrências emergenciais, como uma infiltração na fachada prejudicando o interior de determinados apartamentos, por exemplo, ou danos em peças do elevador, entre outros.

Nesses casos, o síndico pode lançar mão de algumas despesas sem precisar da autorização prévia, mas dentro de um valor limitado, e justificando o gasto na próxima prestação de contas do mês. E no caso de existir alguma reforma no condomínio, o síndico tem que seguir o valor orçado. Qualquer alteração para mais deve ser comunicada e compartilhada com todos. Algumas vezes, a convenção prevê tolerância de até 5% de acréscimo, desde que haja justificativa. O síndico também não pode impor taxa extra sem autorização da assembleia.

Já o seguro condominial não exige aprovação prévia pela assembleia, mas, para preservar o tom democrático e transparente da gestão, a dica é o síndico comunicar aos condôminos sobre a escolha da seguradora, assim como itens do contrato, preço, condições de pagamento e valor segurado.

Quando o síndico deixa de cumprir suas obrigações, assume responsabilidade civil, afinal, causa prejuízo aos condôminos ou a terceiros. Se, por exemplo, ele deixa de comparecer a uma audiência em que deveria representar o condomínio, se não cumpre as determinações da assembleia ou esquece de renovar o seguro condominial, vai responder por isso. Ele também tem responsabilidade criminal quando, ao descumprir suas atribuições,   incide em prática criminosa. A apropriação indébita de fundos do condomínio, e de verbas previdenciárias dos funcionários podem leva-lo à prisão. Portanto, tem que seguir o Artigo 1.348 do Código Civil. Sua autonomia é limitada.  A Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) e o Regimento Interno do Condomínio, como também a própria Convenção do Condomínio, agregam outros compromissos ao síndico, que é, antes de tudo,  um  gestor  com competência para  gerenciar todos os atos administrativos, trabalhistas, fiscais e tributários do edifício, independente de ter ou não uma administradora tomando conta de tudo.